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有會計人員曾問我:我們老闆每個星期都會要求要先一份損益表及資產負債表,因為老闆要隨時掌握本月到目前為止的營收情況,以往遇到此情況會計人員編財務報表會很費時,本會計軟體提供解決方案如下,在損益分析表有”包含未過帳”的計算功能,如些一來即便未過帳的傳票也會一併計入損益,不必再轉到EXCEL另作報表,方便省事,隨選隨印

關於買賣業的進銷存軟體評估,要記得評估是否有呆滯產品分析表,買賣業的產品一但進貨即為庫存成本,企業庫存多表示成本過高,市場上產品變化快,淘汰也快,銷售流通速度快則不必積壓成本,此時,一套進銷存軟體一定要能即時提供呆滯產品分析表,從最後進貨日到目前的呆滯天數或最後出貨日到目前的呆滯天數等相關參數條件,完整提供進銷存系統的回報資訊

本公司會計軟體提供會計人員一個非常貼心的小幫手,如下圖示-到期票據提示,也就是當會計人員進入會計系統時,系統會彈出一個對話框,提醒您今天有哪些應應收票據到期或哪些應付票據到期,並且再提供立即兌現的功能鍵,會計軟體一些貼心的提醒功能,可為會計繁忙的工作帶來莫大的工作效率

買賣業進銷存軟體要能提供產品多單位設定,並在盤點時,可以將產品的各種單位依序計算出正確的庫存,一般的進銷存軟體只提供簡單的的庫存表,只知道各產品的剩餘總量,盤點人員必需再自行換算成各單位數,非常不方便,本系統可提供覆合單位盤存表,並可再細分為總倉/單倉/多倉,在評估進銷存軟體時一定要確時掌握這些管理報表的細節

會計軟體提供了外幣的應收及外幣的應付沖款功能,將本幣及外幣的沖款作業分開,因為會計軟體外幣收款單需考慮當初的報價及真正收到貨款時,匯率會產生變動,因此也會有匯差金額,此匯差金額必需表現在會計軟體中的會計科目,由系統自動切匯差傳票

製造業或加工業之進銷存軟體若有需要管控客戶在工廠內的原料庫存有多少?並隨時可列印出某客戶在工廠內的庫存餘料有多?對物料倉管人員或者採購部是一大福音,不但盤點時方便有效率,更不會造成公司進銷存貨成本的偏高,如下圖,只要在進銷存軟體中調出庫存報表,設定好條件即可

公司每兩個月取得會計師的發現時,可至發票基本資料中登入字軌及發票基本資料設定,並可選擇發票聯式,若發票很多本,本會計軟體提供快速發票複製功能,舉例:若您有7本三聯式發票,只要按下複製鍵,系統會跳出對話框,問您要複製幾本,

只要打入數字7,即可快速編好連號,會計人員使手會計軟體最需要這些貼心的功能,如下圖說明

進銷存軟體除了進銷存可以直接庫存外,還有一個很重要的專案功能,以製造業舉例來說:一台機械其成本是由很多半成品組裝而成的,半成品是由採購或者是廠內自製或者是委外加工而成,我們必需算出因本機械或專案採購之庫存及成本,所以本進銷存軟體系統可提供專案分析,如下圖

會計軟體-多幣別及匯率設定功能,近年不論是製造業或買賣業,不再只是使用美金單一幣別的ERP系統,報價系統及採購系統都需要多幣別的匯率設定功能,產生應收及應付帳款也都要是多幣別,沖款時能自動計算匯差,匯整到會計軟體時,會計部則要將財務報表呈現為統一幣別,這是會計軟體事半功倍的關鍵

進銷存軟體除了可以提供客戶資料管理外,還可以提供潛在客戶的資料管理,也就是當業務部有拜訪客戶的名單,可以登入進銷存軟體的潛在客戶名單建檔,作為日後業務追蹤名單,另一方面業務有所流動時也保留了公司的名單資產,若日後成為正式客戶只要按”轉正式客戶”功能鍵,即可自動將潛在客戶原始資料轉入客戶資料作業中,在進銷存軟體中,此功能可為業務部提高管理效率

客戶問我:如何在會計軟體中管理公司的零用?因管理授權需分為廠務部及行政部?會計軟體的會計科目中有1105為零用金科目的編號,可以在會計軟體中增加另一會計科目1106,分別為廠務部及行政部,若有需要將兩個會科合計,則可在1105的會科下,各別設立子科即可,會計軟體系統中的資產負債表即可表現出各別零用金餘額及零用金總計,會計軟體畫面如下:

使用進銷存軟體,常遇到客戶問及:印出貨單時，單據最底下需有簽核條文？那要如何將此條文放在出貨單上，才不用每次打一張出貨單就按一次條文呢？

高格PILOT系列,在其進銷存軟體中有一參數功能:請到庫存參數去指定出貨單的指定條文即可

進銷存軟體要能夠針對各部門的工作屬性及權限作設定,一方面可以作好進銷存軟體必要的分工權責,每個部門打的進銷存單據可簽上製單人名字以示負責,這樣便能有效的改善單據任意刪除的風險,企業主也能針對成本金額,控制哪個部問可看或哪個人不能看,避免不必要的管理困擾,創馨資訊可提供導入進銷存軟體的各項資訊及功能,如下圖